Tất tần tật về Flowchart (Lưu đồ)

BA

Phạm Thị Chung

a person drawing a diagram on a piece of paper
a person drawing a diagram on a piece of paper

I. Định nghĩa

Flowchart (lược đồ dòng) là một công cụ trực quan biểu diễn quy trình hoặc thuật toán bằng cách sử dụng các ký hiệu hình học và biểu tượng đơn giản. Nó cho phép người dùng mô tả các bước cụ thể trong một quy trình hoặc thuật toán theo một trình tự cụ thể và rõ ràng.

II. Lịch sử Flowchart

Ý tưởng biểu diễn một quy trình bằng cách sử dụng biểu đồ đã tồn tại từ thế kỷ 19, khi người ta đã sử dụng giấy tờ công nghệ để mô tả các quy trình trong ngành công nghiệp. Các biểu đồ này được sử dụng để hướng dẫn và giám sát quá trình sản xuất.

Khi khoa học máy tính phát triển đáng kể, và việc biểu diễn thuật toán trở nên quan trọng. Điều này đã dẫn đến việc xuất hiện các phương pháp biểu diễn thuật toán sơ bộ, chẳng hạn như "sơ đồ dòng" (flow diagram) và "biểu đồ điều khiển" (control chart). Các sơ đồ dòng thường sử dụng các biểu tượng hình chữ nhật và mũi tên để biểu diễn các bước và dòng điều khiển.

Ngày nay, flowchart được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực, không chỉ trong lập trình và khoa học máy tính mà còn trong quản lý dự án, quy trình sản xuất, phân tích doanh nghiệp, và nhiều lĩnh vực khác nữa.

III. Tính ứng dụng

Flowchart có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực và mục đích, bao gồm:

  • Biểu diễn thuật toán và quy trình lập trình.

  • Mô tả quy trình công việc trong doanh nghiệp hoặc tổ chức.

  • Điều tra và phân tích sự cố để xác định nguyên nhân và các bước giải quyết.

  • Hiểu và thiết kế các quy trình sản xuất và sản xuất.

  • Tối ưu hóa và cải thiện hiệu suất quy trình.

  • Hướng dẫn và đào tạo nhân viên về quy trình công việc.

Sử dụng flowchart, người dùng có thể dễ dàng theo dõi quy trình, tìm ra các vấn đề tiềm ẩn và giúp cải thiện hiệu suất và độ chính xác của một quy trình hoặc thuật toán.

IV. Biểu tượng trong Flowchart

Dưới đây là một số ký hiệu thường được sử dụng trong flowchart:

  1. Hình tròn (đại diện cho các bước thực hiện):

  2. Hình chữ nhật (đại diện cho các hoạt động hoặc tác vụ):

  3. Hình trái tim (đại diện cho các quyết định):

  4. Hình đa giác (đại diện cho các khối lệnh đặc biệt, ví dụ: bắt đầu, kết thúc):

  5. Hình oval (đại diện cho các đỉnh hay kết thúc):

  6. Mũi tên (đại diện cho luồng điều khiển và hướng dẫn các bước tiếp theo):

  7. Hình dấu hiệu nối (đại diện cho sự kết nối giữa các trang flowchart trên nhiều trang):

  8. Hình hình chữ L (đại diện cho ký hiệu bao bọc, giúp nhóm các phần của flowchart):

  9. Hình hình vuông có các góc bo tròn (đại diện cho trình tự):

Lưu ý rằng có nhiều biểu tượng và ký hiệu khác nhau trong flowchart, và một số biểu tượng cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào chương trình hoặc công cụ bạn đang sử dụng để tạo flowchart. Tuy nhiên, các ký hiệu trên đây đại diện cho những ký hiệu cơ bản phổ biến được sử dụng trong hầu hết các flowchart.

Bằng cách kết hợp các biểu tượng này và liên kết chúng lại với nhau, người tạo flowchart có thể mô tả một quy trình phức tạp một cách dễ hiểu và trực quan.

V. Cách vẽ Flowchart

Để vẽ flowchart, bạn có thể sử dụng giấy và bút hoặc sử dụng các công cụ vẽ điện tử như Microsoft Visio, Lucidchart, Draw.io hoặc Gliffy. Dưới đây là các bước cơ bản để vẽ flowchart:

  1. Xác định mục tiêu

    Đầu tiên, xác định mục tiêu hoặc quy trình mà bạn muốn biểu diễn trong flowchart. Điều này giúp bạn định rõ phạm vi và nội dung của flowchart.

  2. Xác định các bước và quyết định

    Liệt kê các bước và quyết định trong quy trình một cách tuần tự. Các bước sẽ là các hình chữ nhật trong flowchart, và các quyết định sẽ là các hình dạng hình thoi.

  3. Vẽ các hình dạng cơ bản

    Bắt đầu vẽ các hình dạng cơ bản cho các bước và quyết định. Các hình dạng chính thường được sử dụng trong flowchart bao gồm hình tròn (đại diện cho bắt đầu/kết thúc), hình chữ nhật (đại diện cho các bước), hình thoi (đại diện cho các quyết định), và mũi tên (đại diện cho luồng điều khiển).

  4. Kết nối các hình dạng

    Sử dụng các mũi tên để kết nối các hình dạng lại với nhau theo trình tự thực hiện quy trình. Điều này giúp hiển thị luồng logic của quy trình.

  5. Đặt tên và chú thích

    Đặt tên cho mỗi bước và quyết định trong flowchart. Nếu cần thiết, bạn cũng có thể thêm chú thích hoặc giải thích bổ sung để làm rõ ý nghĩa của các hình dạng và mũi tên.

  6. Kiểm tra và điều chỉnh

    Kiểm tra flowchart để đảm bảo tính chính xác và logic. Nếu cần thiết, điều chỉnh flowchart để làm cho nó dễ đọc và hiểu hơn.

  7. Hoàn thiện flowchart

    Sau khi đã hoàn thiện và kiểm tra, flowchart sẽ sẵn sàng để được sử dụng hoặc chia sẻ với người khác.

Lưu ý rằng, trong quá trình vẽ flowchart, hãy tuân thủ các tiêu chuẩn và ký hiệu chuẩn (như ISO 5807) để đảm bảo tính nhất quán và dễ hiểu cho mọi người.

VI. Các mẫu Flowchart và template

  1. Mẫu Flowchart "Quy trình"
  2. Mẫu Flowchart "Kiểm tra số chẵn/lẻ"
  3. Mẫu Flowchart "Quyết định mua sản phẩm"
  4. Mẫu Flowchart "Quy trình đăng nhập hệ thống"
  5. Mẫu Flowchart "Quy trình xử lý sự cố"

VII. Thực hành tốt nhất về Flowchart

Dưới đây là một số thực hành tốt nhất khi tạo và sử dụng flowchart:

  1. Rõ ràng và đơn giản

    Flowchart nên được thiết kế sao cho dễ hiểu và rõ ràng cho tất cả mọi người. Tránh sử dụng quá nhiều biểu tượng phức tạp hoặc thừa thãi thông tin không cần thiết.

  2. Sử dụng ký hiệu chuẩn

    Nếu có thể, sử dụng các ký hiệu và biểu tượng chuẩn trong flowchart để đảm bảo tính nhất quán và dễ hiểu cho những người khác xem.

  3. Giải thích chú thích

    Bất kỳ khi nào sử dụng một ký hiệu hoặc biểu tượng đặc biệt, hãy đảm bảo cung cấp chú thích cho nó. Điều này sẽ giúp người đọc hiểu rõ hơn về ý nghĩa và chức năng của mỗi biểu tượng.

  4. Thứ tự và luồng logic

    Chắc chắn rằng luồng logic trong flowchart tuân theo trình tự thực hiện các bước. Hãy kiểm tra xem không có bất kỳ sai sót nào trong luồng dẫn đến nhầm lẫn hoặc không chính xác.

  5. Bắt đầu và kết thúc rõ ràng

    Đảm bảo rằng điểm bắt đầu và kết thúc của quy trình được xác định rõ ràng và dễ nhận biết.

  6. Phân nhóm và bố trí

    Nếu flowchart của bạn phức tạp, hãy xem xét việc phân nhóm các bước liên quan lại gần nhau và sắp xếp chúng một cách logic để dễ đọc hơn.

  7. Sử dụng màu sắc và đồ họa (tuỳ chọn)

    Màu sắc và đồ họa có thể giúp làm nổi bật các phần quan trọng của flowchart và giúp người đọc dễ dàng theo dõi luồng.

Bằng cách tuân theo các thực hành tốt nhất này, bạn có thể tạo ra các flowchart chất lượng cao và hữu ích để mô tả các quy trình và thuật toán một cách hiệu quả.

IX. Case Study (Nghiên cứu trường hợp)

  1. Case study về quy trình sản xuất:
    Một công ty sản xuất đã sử dụng flowchart để tối ưu hóa quy trình sản xuất của họ. Họ đã mô tả các bước thực hiện từ khi nguyên liệu đến khi sản phẩm hoàn thành, giúp họ nhận ra những khâu không hiệu quả và thiết kế lại quy trình để tăng năng suất và giảm lãng phí.

  2. Case study về quy trình kinh doanh:
    Một công ty dịch vụ đã sử dụng flowchart để mô tả quy trình kinh doanh từ khi nhận yêu cầu từ khách hàng đến khi cung cấp dịch vụ. Flowchart đã giúp họ phát hiện ra các vấn đề trong quy trình và cải thiện sự hợp tác và tương tác giữa các bộ phận trong công ty.

  3. Case study về lập trình:
    Một nhóm lập trình viên đã sử dụng flowchart để thiết kế và hiểu cách hoạt động của một ứng dụng phần mềm phức tạp. Flowchart giúp họ phân rã ứng dụng thành các phần nhỏ hơn và giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn để phát triển và kiểm tra mã.

  4. Case study về quản lý dự án:
    Một nhóm quản lý dự án đã sử dụng flowchart để xác định các công việc, trình tự thực hiện và tương quan giữa chúng. Flowchart giúp họ lập kế hoạch dự án một cách hiệu quả và theo dõi tiến độ thực hiện dự án.

  5. Case study về phân tích dữ liệu:
    Một nhóm phân tích dữ liệu đã sử dụng flowchart để biểu diễn quy trình phân tích dữ liệu từ việc thu thập, làm sạch, xử lý và trình bày dữ liệu. Flowchart giúp họ xác định các bước cần thiết và đảm bảo tính nhất quán trong quy trình phân tích.

  6. Case study về quy trình y tế:
    Một bệnh viện đã sử dụng flowchart để biểu diễn quy trình chăm sóc bệnh nhân từ khi nhập viện đến khi xuất viện. Flowchart giúp họ tối ưu hóa quy trình chăm sóc và cải thiện chất lượng dịch vụ y tế.

X. Tiêu chuẩn ISO

Trong những năm 1970, các tiêu chuẩn quốc tế về flowchart đã được thiết lập.

ISO 5807, được xuất bản vào năm 1985, đưa ra các nguyên tắc và quy tắc để vẽ flowchart. Tiêu chuẩn này giúp đảm bảo tính thống nhất và rõ ràng trong biểu diễn flowchart và hỗ trợ sự trao đổi thông tin giữa các nhà lập trình viên và các chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau. Dưới đây là tóm tắt các điểm chính trong tiêu chuẩn ISO 5807:

  1. Ký hiệu và biểu tượng: Tiêu chuẩn này định nghĩa các ký hiệu và biểu tượng chuẩn để sử dụng trong flowchart. Các ký hiệu này bao gồm các hình dạng như hình tròn, hình chữ nhật, hình tam giác và mũi tên, cũng như các ký hiệu đặc biệt để biểu thị bắt đầu, kết thúc và các điểm nối giữa các trang flowchart.

  2. Kích thước và tỷ lệ: Tiêu chuẩn xác định các kích thước và tỷ lệ chuẩn cho flowchart, giúp đảm bảo tính nhất quán và dễ đọc giữa các flowchart khác nhau.

  3. Định dạng trang và bố cục: Tiêu chuẩn cung cấp hướng dẫn về định dạng trang và bố cục của flowchart, bao gồm cả kích thước và hướng dẫn về vị trí các ký hiệu và biểu tượng trên trang.

  4. Chú thích và ghi chú: Tiêu chuẩn quy định cách thức đặt chú thích và ghi chú trên flowchart để giải thích các bước và quyết định một cách rõ ràng và dễ hiểu.

  5. Hướng dẫn về viết và đọc flowchart: Tiêu chuẩn cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách viết và đọc flowchart, giúp đảm bảo tính nhất quán và hiểu quả khi sử dụng tiêu chuẩn này.