Gap Analysis (Phân tích khoảng cách)

Phạm Thị Chung

Gap analysis (phân tích khoảng cách) là một kỹ thuật trong quản lý dự án và phát triển hệ thống được sử dụng để so sánh hiện trạng hiện tại của một tổ chức, dự án hoặc hệ thống với trạng thái mục tiêu hoặc trạng thái mong muốn. Nó giúp xác định và đánh giá khoảng cách hoặc sai lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mục tiêu, và từ đó tạo ra các bước cải tiến và kế hoạch hành động để điều chỉnh hoặc đạt được mục tiêu mong muốn.

Các bước thực hiện Gap analysis thường bao gồm:

  1. Xác định trạng thái hiện tại (As-Is State): Đầu tiên, phân tích và mô tả trạng thái hiện tại của tổ chức, dự án hoặc hệ thống. Điều này bao gồm xác định các quy trình, hệ thống, công nghệ, nguồn lực và các yếu tố khác liên quan đến mục tiêu của dự án.

  2. Xác định trạng thái mục tiêu (To-Be State): Xác định trạng thái mục tiêu hoặc trạng thái mong muốn mà tổ chức hoặc dự án muốn đạt được. Điều này bao gồm xác định các mục tiêu, yêu cầu và kỳ vọng của tổ chức.

  3. So sánh và đánh giá khoảng cách: Tiến hành so sánh giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mục tiêu để xác định các khoảng cách, sai lệch hoặc điểm yếu giữa chúng. Đánh giá này giúp hiểu rõ hơn về các khác biệt và khó khăn để đạt được mục tiêu.

  4. Xác định giải pháp và kế hoạch hành động: Dựa trên các kết quả phân tích, đề xuất các giải pháp và kế hoạch hành động để cải thiện và điều chỉnh trạng thái hiện tại để tiến gần hơn đến trạng thái mục tiêu.

Gap analysis được sử dụng rộng rãi trong các dự án cải tiến quy trình, triển khai hệ thống mới hoặc thay đổi quy trình làm việc. Nó giúp tạo ra một chiến lược rõ ràng và hiệu quả để cải thiện hiệu suất và đạt được mục tiêu kinh doanh mong muốn.